PHDC使用Dynamics 365更有效地管理项目并更快地为客户提供服务

概述

PHDC帮助低收入居民对他们的房屋进行必要的维修. 该机构使用了完全不同的, 计划项目的手工流程, 跟踪文件, 安排检查, 并支付维修费用. 简化其复杂的流程, PHDC采用了微软 Dynamics 365客户服务和现场服务业务应用程序和Power Apps门户. 现在, 该机构提高了生产率, 使远程工作成为可能, 改善报告, 并在一半的时间内支付给其宝贵的承包商.

为居民服务的使命

对一个人来说，最负担得起的房子是他们已经拥有的房子. 这是PHDC的核心信念, 该机构与费城市政府合作，为低收入居民提供住房援助. PHDC提供赠款，使房主和租房者能够进行必要的维修和无障碍改造, 比如安装一个新屋顶, 进行必要的电气和管道维修, 或者给房子防风.

“费城拥有一些全国最古老的住房, 房子需要持续的维护,贾米拉·戴维斯说, PHDC新闻主任. “居民可能并不总是有钱进行维修, 因此，我们的项目是减少无家可归和保障人们安全的关键, 保障性住房.”

PHDC对其服务有一个彻底的流程. 第一个, 居民们打电话来表示需要维修, 该机构通过核实他们的收入和居住地来确定他们的资格. 然后PHDC会派其检查部门的现场工作人员到房子里走一走, 制定工作指令, 创建一个工作范围. 下一个, 这些工作订单被发送给PHDC合作提供这些服务的大约100个第三方承包商中的一个或多个. 承包商执行工作并向PHDC提交发票. 最后, 该机构派出另一名现场工作人员检查工作, 然后PHDC付钱给承包商.

整个过程都是手工跟踪的, 不同的方法, 包括电话, 纸币, 还有六个独立的工具. 有时订单丢失是因为在多个不同的系统中输入了不同的客户地址. PHDC需要一个现代化的, 统一的方式来管理其端到端客户端服务, 简化承包商之间的互动, 改进报告功能, 提高整体效率.

云中的客户参与

PHDC创建了一份145页的提案请求(RFP)，详细说明了其系统需求，并与合作伙伴RSM US共享. 这位合作伙伴推荐微软Dynamics 365作为简化该机构复杂流程的完美选择. PHDC能够使用开箱即用的解决方案, RSM US通过自定义脚本和插件为该机构提供了额外的功能配置.

该机构采用了Dynamics 365客户服务来帮助管理其申请流程, 包括应用程序, 取向出席, 文档提交, 以及获奖情况. PHDC还在其检查过程中实施了Dynamics 365现场服务, 包括视察员在现场时的现场服务移动应用程序. “我们向PHDC展示了如何使用Dynamics 365自动化任务并将22步减少到7步,鲍勃·坎兹勒说, 美国RSM公司技术咨询总监.

PHDC即将实施这一解决方案时，由于COVID-19危机，工作人员被要求呆在家里. 但该机构仍然能够在远程设置中启动Dynamics 365，并继续该机构的重要工作. “之前, 我们没有能力让员工在家工作, 在过去的10个月里，如果没有Dynamics 365，我们不可能远程操作,乔治·罗素说, PHDC家装项目主任.

无缝的承包商互动

PHDC过去每天都与联系人交换电话和电子邮件. 员工必须将文件扫描到电子邮件中，这既耗时又麻烦. 精简承办商程序, 该机构建立了一个带有Power Apps门户的门户网站，现在可以在那里分配项目, 审查工单, 安排工作, 跟踪项目状态.

“通过使用Dynamics 365的Power Apps门户, 我们对承包商在做什么以及这些项目的状态有了更多的了解,凯文·贝恩说。, PHDC的MIS项目经理. “该门户网站对于PHDC员工和承包商来说都是一个出色的生产力工具.”

更自动化的流程和集中的数据, PHDC可以在不到一半的时间内支付给承包商. “我们现在平均在15天内支付给承包商，而不是35天，”拉塞尔说. “有了Dynamics 365和Power Apps门户，我们的效率大大提高了, 这让我们的承包商很高兴.”

改进报告和项目监督

PHDC对其项目有了更全面的了解, 包括摄入, 检查, 承包商分配. 该机构使用Dynamics 365中的报告功能来查看图表和工作订单仪表板，并生成自定义报告. 报告使监视项目状态和计划的未来工作变得更加容易.

贝恩表示:“我们可以生成更细粒度的报告，尤其是针对内部管理人员. “经理们对项目的具体进度了如指掌——他们可以衡量时间，了解正在生产的产品——这有助于我们比以往任何时候都做好准备.”

更自动化的流程和集中的数据, PHDC可以在不到一半的时间内支付给承包商. “我们现在平均在15天内支付给承包商，而不是35天，”拉塞尔说. “有了Dynamics 365和Power Apps门户，我们的效率大大提高了, 这让我们的承包商很高兴.”

快速、关键的客户服务

PHDC在工作效率方面的巨大进步不仅仅是该机构的一个不错的福利——在某些情况下，它对居民的舒适和安全至关重要. 例如, 如果居民的炉子在冰天雪地里坏了, PHDC必须能够立即帮助客户. “有了Dynamics 365，我们可以更好地快速响应客户的紧急呼叫，”拉塞尔说.

该机构正在实现其目标，继续提供与以往相同的优质服务, 但要更快，给更多的居民. “如果居民不得不花钱为他们的房子买一个新的屋顶, 他们可能没有足够的预算来购买食物或药物,罗素总结道。. “采用Dynamics 365帮助我们更快、更有效地为居民提供服务，并使他们在家中保持安全和健康.”

本案例研究最初发表于 微软.